Klauzula informacyjna dla klientów i kontrahentów  

1. Administratorem danych osobowych osób zawierających umowę, ich przedstawicieli i osób dedykowanych do realizacji umowy jest Stowarzyszenie WIOSNA ul. Berka Joselewicza 21, 31-031 Kraków (dalej "Administrator") 

2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się pod adresem daneosobowe@wiosna.org.pl  

3. Celem i podstawą prawną przetwarzania jest:  

Cel przetwarzania: Realizacja umowy z klientami/kontrahentami

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie wykonania umowy,  art. 6 ust. lit. f RODO w zakresie osób dedykowanych do realizacji umowy (w tym w zakresie osób dedykowanych do odbioru towaru na rzecz klienta) osób reprezentujących strony umowy lub pełnomocników, gdzie prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest konieczność wskazania osób niezbędnych do realizacji umowy. 

Czas przetwarzania: Czas trwania współpracy a po jej zakończeniu przez czas możliwego dochodzenia i obrony roszczeń oraz przez czas niezbędny dla wypełnienia zobowiązań podatkowych, tj. 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

Cel przetwarzania: Prowadzenie rozliczeń oraz spełnianie obowiązków z zakresu księgowości, a także badania stanu finansowego Administratora.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie wykonania obowiązków prawnych z tytułu rachunkowości ciążących na Administratorze w tym archiwizowania dokumentacji księgowej; art. 6 ust. 1 lit. f RODO gdzie prawnie uzasadnionym interesem jest prowadzenie zestawień, rejestrów, audytów lub badań z zakresu rachunkowości celem oszacowania stanu finansowego Administratora; 

Czas przetwarzania: Dokumenty rozliczeniowe związane z transakcją będą przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku -art. 86 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa - Dz.U. z 2017 r. poz. 201 ze zm. Inne dokumenty księgowe regulowane przez przepisy ustawy Ordynacja podatkowa lub ustawy o rachunkowości – przez okresy tam wskazane, W przypadku dokumentów z których wynikają prawa, przez czas trwania praw.

Cel przetwarzania: Archiwizowanie dokumentów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie w jakim archiwizacja dokumentów i zawartych na nich danych art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie w jakim archiwizacja dokumentów i zawartych na nich danych jest konieczna przez czas możliwego dochodzenia roszczeń, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora.

Czas przetwarzania: W zależności od rodzaju dokumentu przez czas ustanowiony przepisami prawa stanowi obowiązek ustawowy, zobowiązujący Administratora do ich przechowywania; w przypadku braku obowiązku ustawowego, w zależności od rodzaju dokumentu przez czas możliwego dochodzenia i obrony roszczeń. 

Cel przetwarzania: Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami, w tym prowadzenie postępowań przedsądowych, sądowych i egzekucyjnych.  

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO gdzie prawnie uzasadnionym interesem jest możliwość dochodzenia praw i obrony przed roszczeniami. 

Czas przetwarzania: Przez czas trwania postępowania, do czasu jego prawomocnego zakończenia a w przypadku postępowań egzekucyjnych - do czasu zaspokojenia roszczeń w tym postępowaniu.

Cel przetwarzania: Realizacja obowiązków z zakresu rękojmi i reklamacji. 

Podstawa prawna: Art. 6 ust.1 lit. c RODO w związku z realizacją obowiązków z zakresu rękojmi i reklamacji. 

Czas przetwarzania: Przez rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji.

4. Odbiorcami danych osobowych mogą być w organizacje wspierające Administratora w ramach prowadzonej działalności w szczególności: banki, firmy kurierskie i przewozowe, podmioty zewnętrzne zapewniającym wsparcie z zakresu IT, ochrony danych osobowych, ochrony prawnej, firmy prowadzące wewnętrzne kontrole/audyty na zlecenie Administratora, US oraz Policja lub inne organy na podstawie obowiązujących przepisów prawa. 

5. Osobom, których dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu, jak również prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

6. Podanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i realizacji umowy, wypełnienia obowiązków prawnych, realizacji zadań objętych prawie uzasadnionym interesem Administratora. 

7. Administrator w zakresie czynności opisanych powyżej nie podejmuje w stosunku do osób których dane dotyczą jakichkolwiek decyzji na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych, w tym profilowania. 

8. W przypadku pozyskania danych osób dedykowanych do realizacji umowy informujemy, że Administrator dla powyższych celów gromadzi dane w zakresie: imię, nazwisko, nr telefonu, adres email, stanowisko (jeśli dotyczy). 

9. W przypadku podmiotów, które są odbiorcami towarów, Administrator gromadzi również adres dostawy. 

10. Źródłem pochodzenia niniejszych danych jest firma, które zatrudnia osobę dedykowaną do realizacji umowy lub podmiot, który wskazuje odbiorcę przesyłki.